Klant
Deze klant is één van ’s werelds meest toonaangevende producenten van chemicaliën, meststoffen, kunststoffen en metalen. Hun producten worden over de hele wereld verscheept.
Probleemstelling
Deze chemische multinational wil wereldwijd de vastlegging van gegevens standaardiseren door SAP bedrijfsbreed in te zetten. Het betreft gegevens van de verkoop tot aan de levering van producten, van de financiële administratie tot aan de voorraad van onderdelen voor de machines. Doel is om wereldwijd inzage te hebben in de laatste stand van alle gegevens, zodat hierop kan worden gemanaged. Scope voor dit project is de PM Masterdata (vaste gegevens over machines in de fabrieken).
De Nederlandse tak werkt met een verouderd Maintenance management systeem, EMPAC, en moet gebruik gaan maken van het voorgeschreven SAP-systeem. Hiervoor is een datamigratie nodig die de gegevens van 70.000 machines, 40.000 onderdelen en 30.000 procedures van 10 fabrieken overzet naar het nieuwe SAP-systeem.
De migratie moet worden uitgevoerd terwijl de fabrieken in bedrijf zijn. Live data zal continu moeten worden geïmporteerd. Daarnaast moet de data worden verrijkt (aangevuld) door de betrokken medewerkers op de werkvloer.
Oplossing
Inventarisatie van gegevens en opstellen plan van aanpak
Voordat we aan dit project zijn begonnen, hebben we eerst alle data geïnventariseerd en de verantwoordelijken van verschillende afdelingen en fabrieken in kaart gebracht. Aan de hand hiervan hebben we een plan van aanpak opgesteld en deadlines afgesproken.
Ontwikkelen van een datamigratietool
We hebben een eigen migratietool gebouwd met meer dan 1200 conversieregels.
Verrijking van data door medewerkers
Vanuit de tool worden werkfiles voor de medewerkers gemaakt, waarmee ze handmatig data kunnen verrijken. Deze bewerkte werkfiles worden hierna terug in de tool geïmporteerd. Op deze manier hebben de medewerkers gemakkelijk bij kunnen dragen aan dit proces.
Op ieder willekeurig moment up-to-date data
De tool zit zo in elkaar, dat op ieder willekeurig moment de data uit het oude systeem kan worden geëxporteerd en kan worden gelinkt aan de door de medewerkers aangeleverde data. Ook kunnen er op ieder moment nieuwe target files worden geproduceerd, waarmee data kan worden geladen in het nieuwe systeem. Daarnaast worden er delta files gegenereerd voor het laden van de verschillen met de vorige data load.
Coachen en trainen van medewerkers
Zoals eerder beschreven, hebben we de medewerkers betrokken bij de data verrijking (ook wel: scrubben van data). We hebben binnen het bedrijf de medewerkers taken gegeven en hebben ze gecoacht en getraind om door middel van door ons ontwikkelde “smart intelligence” Excel-files snel en secuur data te scrubben en te matchen. Deze werkfiles zijn daarna via onze migratietool geïmporteerd. Dit was de meest efficiënte manier om deze grote hoeveelheid data te migreren.
Betrokkenen up-to-date en betrokken houden
Naast de technische hulpvraag om de migratie uit te voeren, hebben wij ook een leidende rol gehad in de doorloop van het gehele project, zoals tussentijds informeren van de opdrachtgever met behulp van metrics in dashboards en het aansturen van de verschillende betrokkenen bij het verrijken van de data.
Resultaat
De PM Masterdata migratie is kwalitatief, binnen gestelde deadlines, succesvol en naar volle tevredenheid van de klant voltooid. Alle fabrieken werken nu geharmoniseerd op het nieuwe systeem.