Klant
Deze klant beweegt zich in de wereld van de maakindustrie. Zij levert haar producten wereldwijd om bedrijven componenten te laten maken voor mobile devices. Continue technische ontwikkelingen zijn nodig om de producten sneller, kleiner, slimmer en energiezuiniger te maken.
Probleemstelling
De afdeling “International Mobility Service” verzorgt de administratieve procedure rondom werkverplaatsing van haar medewerkers. Gezien de enorme groei van deze verplaatsingen ontstond de wens om het proces opnieuw te structureren en te digitaliseren. Het huidige systeem had als beperking, dat het maar door 1 persoon tegelijkertijd gebruikt kon worden. Dit was geen houdbare situatie gezien de groei. Aan ons dan ook de vraag om het systeem en werkwijze in kaart te brengen en te optimaliseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan activiteiten met betrekking tot reisvisa, werkvergunningen en aansturing/opvolging naar derde partijen in deze.
Oplossing
Tijdens werksessies hebben we de gebruikers betrokken bij het vaststellen van de huidige werkwijze en wensen. We hebben ook direct de tekortkomingen van de huidige werkwijze boven tafel gebracht. Op basis hiervan hebben we het nieuwe proces voorgesteld en een prototype ontwikkeld. Met dat proces en prototype hebben we in een aantal iteraties continue verbeterslagen gemaakt op weg naar het eindresultaat.
De inzichten en kennis vanuit uw bedrijf worden samen met onze expertise en creativiteit gebundeld. Gewoontes worden doorbroken en zaken die niets toevoegen aan het proces, worden ter discussie gesteld. Wij bekijken naast de organisatorische aspecten ook de bestaande of gewenste digitale ondersteuning.
Resultaat
Samen met de gebruikers hebben we een gestroomlijnd proces en een applicatie neergezet voor het regelen van administratieve taken rondom werkverplaatsing. Het maatwerksysteem, ontwikkeld op SharePoint, ondersteunt medewerkers om hun werkzaamheden sneller en gemakkelijker te kunnen uitvoeren en inzicht te houden op de voortgang. Deze oplossing maakt het mogelijk, dat verschillende medewerkers tegelijkertijd aan de grote hoeveelheid werkzaamheden kunnen werken.
Hierbij moet je denken aan documenten met Word gegenereerd, gemakkelijk templates op slaan en terug vinden, automatisch mails versturen om het team te informeren over de door hun te maken vervolgstappen en op ieder moment voor alle betrokkenen inzicht te geven over de status van de case.
Dit heeft ertoe geleid, dat ondanks de enorme groei van de verplaatsingen de bezetting van deze afdeling niet mee hoefde te groeien. Hierdoor was er een terugverdientijd van maar enkele maanden.